Persónuverndarstefna

Hlusta

Verkmenntaskólinn á Akureyri (VMA) hefur vernd persónuupplýsinga að leiðarljósi og leggur áherslu á að þær séu unnar með lögmætum, vönduðum og gagnsæjum hætti. Persónuupplýsinga er einungis aflað til að skólinn geti fullnægt lagalegri skyldu sinni við að þjónusta nemendur og ber starfsfólki að viðhafa ýtrustu gætni í meðferð þeirra. Í persónuverndarstefnu VMA kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið er með slík gögn. Markmiðið er að nemendur og starfsmenn séu upplýstir um hvernig skólinn safnar og vinnur persónuupplýsingar.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem er hægt að tengja við einstakling, t.d. nafn, kennitala, staðsetningargögn, ljósmynd, IP-tölur/netauðkenni. Nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum má finna í 2. og 3. tl. 3. greinar. laga nr. 90/2018.

Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Tilgangur söfnunar þessara upplýsinga er að tryggja að nemendur og starfsmenn eigi greiðan aðgang að upplýsingum sem þá varða og til að skólinn geti staðið við sínar skyldur gagnvart nemendum og starfsmönnum ásamt umsækjendum um nám og störf við stofnunina.

Öll vinnsla persónuupplýsinga innan skólans skal fara fram með skýrum tilgangi og byggja á lögmætum grundvelli. Áhersla er lögð á að ekki verði gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur.

Hvaða persónuupplýsingar skráir eða geymir VMA?

VMA safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar, en þó eingöngu upplýsingar sem eru nauðsynlegar og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar hverju sinni. Þannig er safnað umfangsmeiri upplýsingum um nemendur og starfsfólk skólans heldur en aðra. Undir tilteknum kringumstæðum safnar skólinn viðkvæmum persónuupplýsingum. Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur og um starfsfólk sem VMA skráir:

Nafn og kennitala nemenda og starfsfólks
Heimilisfang nemenda og starfsfólks
Netfang nemenda og starfsfólks
Símanúmer nemenda og starfsfólks
Nafn forráðamanna nemenda
Netfang forráðamanna nemenda
Símanúmer forráðamanna nemenda
Mætingar nemenda
Verkefnaskil nemenda
Einkunnir nemenda
Upplýsingar um sérþarfir (veittar af nemanda sjálfum eða forráðamanni)
Undanþágur
Námsferlar nemenda og útskriftarskírteini
Launareikningur starfsfólks
Aðild að stéttarfélagi
Starfsumsóknir
Útlán á bókasafni skólans

Ofangreindar upplýsingar eru skráðar í helstu upplýsingakerfi skólans: INNU (nemendabókhald), ORRA (fjárhags- og starfsmannabókhald) og Gegni.

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Persónuupplýsingarnar sem skráðar eru í Innu koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni hans, stjórnendum og kennara. Skilaboð send innan Innu eru varðveitt í Innu. Bréf og tölvupóstur er varðar skólann, nemendur og starfsmenn getur verið varðveittur í samræmi við innihald netpóstsins. Upplýsingar um sérþarfir nemenda koma frá nemanda eða forráðamanni hans. Upplýsingar um starfsmenn sem geymdar eru í Orra koma frá starfsmönnunum sjálfum. Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða. Við tilteknar aðstæður geta þær þó komið frá þriðja aðila.

Afhending til þriðja aðila

VMA miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum, eða viðkomandi einstaklingur hafi óskað eftir og fyrir fram gefið samþykki fyrir því. Slíkt samþykki er auðveldlega hægt að afturkalla.

VMA kann að miðla ákveðnum persónuupplýsingum til þriðja aðila sem hafa gert þjónustusamninga við skólann t.d. geta þeir aðilar sem veita skólanum upplýsingatækniþjónustu, mötuneytisþjónustu eða heimavist haft aðgang að persónuupplýsingum sem skólinn lætur þeim í té.

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

VMA leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

VMA stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

VMA mun gera vinnslusamning við þær vinnslustofnanir sem hýsa gögn skólans. Krafa verður gerð um að viðkomandi vinnsluaðilar uppfylli kröfur persónuverndarlaga.

Skólinn ber ábyrgð á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á vegum hans.

Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum

Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar skólinn vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Einstaklingar geta farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um þá verði eytt, nema skólanum beri skylda til að varðveita þær samkvæmt lögum, eða að eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti annars einstaklings til persónuverndar.

Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, t.d. til annars skóla, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhendar til sín á algengu tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.

Í þeim tilvikum þar sem vinnsla skólans byggist á samþykki getur sá sem samþykkið veitti alltaf afturkallað það.

Myndir til birtingar á auglýsingaefni skólans, á heimsíðu hans eða á samfélagsmiðlum á vegum hans eru aðeins birtar ef liggur fyrir heimild frá nemanda og (ef við á) forráðamanni hans. Hægt skal vera að draga hana til baka á jafn auðveldan hátt og heimildin var veitt. Ætíð skal orðið við beiðni nemanda eða (ef við á) forráðamanns hans um að fjarlægja mynd af heimasíðu eða samfélagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtinga er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er fókus myndarinnar. Nemandi og eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

Varðveislutími

Þar sem VMA er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem VMA vinnur því afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum. Haustið 2019 tekur VMA í notkun GopPro skjalastýringakerfið og málalykill skólans er á heimasíðu hans. Ekki liggur fyrir á þessari stundu hvernig rafrænum skilum til Þjóðskjalasafns verður háttað en ljóst er að í framtíðinni verður um rafræn skil að ræða.

Persónuverndarfulltrúi - tengiliður

Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig skólinn varðveitir eða vinnur persónuupplýsingar að öðru leyti, geta þeir ávallt haft samband við skrifstofu VMA eða persónuverndarfulltrúa VMA sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum. Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu VMA á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Fyrirspurnir má senda á netfangið vma@vma.is en persónuverndarfulltrúi skólans er Valdemar Karl Kristinsson lögfræðingur (valdemar@pacta.is).

Skrifstofa VMA er opin alla virka daga frá kl. 8-15 (lokar kl. 13 á föstudögum), sími 464-0300, vma@vma.is

Endurskoðun

VMA getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig skólinn vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt og tilkynning þess efnis hefur verið birt á heimasíðu skólans.

Þessi persónuverndarstefna var sett á heimasíðu VMA í júní 2019 og tekur þegar í stað gildi.

Skólameistari kynnir stefnuna fyrir skólanefnd og á skólafundi haustið 2019.

Akureyri 24. júní 2019

Sigríður Huld Jónsdóttir

Skólameistari